Allgemeine Nutzungsbedingungen

Stand: Mai 2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand

1.1 Anbieter

Diese Allgemeinen Nutzungsbedingungen („AGB") regeln die Nutzung des Services VergabeCheck („Service"), betrieben von:

pdm solutions GmbH
Boxhagener Straße 78
10245 Berlin
Deutschland
E-Mail: info@vergabecheck.com
Website: https://pdm-solutions.com

1.2 Geltungsbereich & Zielgruppe

Der Service und diese AGB richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, d. h. natürliche oder juristische Personen oder rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln. Mit der Registrierung oder Nutzung des Services bestätigt der Nutzer ausdrücklich seine Unternehmereigenschaft. Eine Nutzung durch Verbraucher (im Sinne des § 13 BGB) ist strikt untersagt.

1.3 Vertragsgegenstand

VergabeCheck stellt eine Softwarelösung bereit, die den Nutzer KI-gestützt bei der Erfassung, Analyse und Bearbeitung von Ausschreibungs- und Vergabedokumenten unterstützt. Der Service ermöglicht es Nutzern insbesondere:

• Ausschreibungs- und Vergabedokumente hochzuladen und automatisiert analysieren zu lassen,
• KI-gestützte Auswertungen, Strukturierungen und Zusammenfassungen zu erhalten,
• Matching-Einschätzungen zur Eignung des eigenen Unternehmens abzurufen (basierend auf dem hinterlegten Profil),
• Kontextbezogene Fragen zu den Dokumenten über eine Chatfunktion zu stellen,
• Checklisten zu erforderlichen Unterlagen, Qualifikationen oder Fristen zu erhalten,
• Entwürfe für Antwort-, Bewerbungs- oder Begleitschreiben generieren zu lassen,
• Ein Unternehmensprofil (Referenzen, Kapazitäten etc.) zur Personalisierung zu hinterlegen.

1.4 Unentgeltlichkeit & Leistungsvorbehalt

Der Service wird in der aktuellen Bereitstellungsphase unentgeltlich als „As-is"-Leistung zur Verfügung gestellt. Ein Anspruch auf dauerhafte Unentgeltlichkeit oder die Beibehaltung bestimmter kostenloser Features besteht nicht. Der Anbieter behält sich ausdrücklich vor, künftig kostenpflichtige Tarife, Funktionserweiterungen, Volumenpakete oder Credits einzuführen. Hierüber werden registrierte Nutzer rechtzeitig in Textform informiert.

1.5 Vertragsschluss

Der Vertrag über die Nutzung des Services kommt zustande durch:

• Das vollständige Ausfüllen und Absenden des Registrierungsformulars auf vergabecheck.com,
• Die aktive Akzeptanz dieser AGB per Checkbox,
• Die Bestätigung der E-Mail-Adresse durch das Anklicken des Aktivierungslinks (Double-Opt-In-Verfahren).

Mit der Aktivierung des Kontos durch den Anbieter wird das unentgeltliche Nutzungsverhältnis wirksam. Ein Rechtsanspruch auf Zulassung zum Service besteht nicht.

§ 2 Leistungsbeschreibung und Disclaimer

2.1 KI-basierte Verarbeitung (Wichtiger Risikohinweis)

Der Service nutzt komplexe Algorithmen und Schnittstellen zu externen KI-Diensten (insbesondere APIs von OpenAI). Der Nutzer erkennt an, dass KI-generierte Inhalte auf probabilistischen Modellen basieren. Die Ergebnisse können fehlerhaft, unvollständig, missverständlich, widersprüchlich oder veraltet sein. Künstliche Intelligenzen neigen im Einzelfall dazu, frei erfundene Inhalte als Fakten darzustellen („Halluzinationen").

2.2 Ausschluss der Beratung

Sämtliche vom Service generierten Analysen, Eignungseinschätzungen, Fristenhinweise, Checklisten und Textentwürfe dienen ausschließlich als unverbindliches Hilfsmittel zur Information. Sie ersetzen explizit keine:

• Rechtsberatung (insb. im Vergaberahmen),
• Steuer- oder kaufmännische Beratung,
• Technische Fachplanung oder Architektenprüfung.

Die Nutzung des Services entbindet den Nutzer nicht von der Pflicht, bei Unklarheiten qualifizierten, professionellen Rechts- oder Fachrat einzuholen.

2.3 Unternehmensprofile

Soweit der Nutzer Profildaten, Referenzen oder Kapazitäten hinterlegt, ist er für deren Richtigkeit und Aktualität allein verantwortlich. Der Anbieter führt keine Plausibilitätsprüfung der Nutzerdaten durch.

2.4 Verfügbarkeit & Systemänderungen

Der Anbieter bemüht sich um einen stabilen Betrieb, garantiert jedoch keine ununterbrochene Verfügbarkeit oder fehlerfreie Funktion des Services. Der Anbieter ist berechtigt, den Service jederzeit weiterzuentwickeln, Funktionen zu ändern, einzuschränken oder aufgrund von Wartungsarbeiten, Sicherheitsupdates oder Störungen bei Drittanbietern (z. B. OpenAI-Schnittstellen) temporär zu unterbrechen.

§ 3 Pflichten und Eigenverantwortung des Nutzers

3.1 Striktes Prüfprogramm des Nutzers

Der Nutzer ist im Rahmen seiner kaufmännischen Sorgfaltspflichten verpflichtet, sämtliche Ergebnisse des Services eigenständig und lückenlos am Original-Dokument der Ausschreibung zu überprüfen. Der Nutzer darf sich niemals ungeprüft auf Fristenangaben, Vollständigkeits- Checklisten oder vom System generierte Bewerbungstexte verlassen.

3.2 Zulässiger Verwendungszweck

Der Nutzer darf den Service ausschließlich für eigene, interne geschäftliche Zwecke nutzen. Eine systematische Weiterleitung der Analysen an unberechtigte Dritte oder die Nutzung zur Erbringung von Dienstleistungen für Dritte (z. B. als kommerzieller Ausschreibungsdienstleister) ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters untersagt.

3.3 Kein GoBD-Archiv

Der Service stellt kein revisionssicheres, steuerrechtlich anerkanntes Archiv (im Sinne der GoBD) dar. Der Nutzer ist verpflichtet, alle Original-Ausschreibungsunterlagen sowie die finale Korrespondenz mit den Vergabestellen eigenverantwortlich und den gesetzlichen Vorschriften entsprechend extern zu archivieren.

3.4 Verbotene Handlungen

Dem Nutzer ist untersagt:

• Die Plattform mittels automatisierter Skripte, Bots oder „Scraping"-Verfahren zu nutzen,
• Sicherheitsvorkehrungen oder Rate-Limits der API zu umgehen,
• Reverse-Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung der Software zu versuchen,
• Schadsoftware einzuschleusen oder die Server-Infrastruktur mutwillig zu überlasten.

§ 4 Geistiges Eigentum und Nutzungsrechte

4.1 Rechte am Service

Sämtliche Eigentums-, Urheber- und Markenrechte an der Software „VergabeCheck", den zugrundeliegenden Algorithmen, den Benutzeroberflächen, Designs sowie den Strukturen der generierten Auswertungsreports verbleiben ausschließlich bei der pdm solutions GmbH.

4.2 Rechte an KI-generierten Inhalten

An den spezifisch für den Nutzer erzeugten Textentwürfen, Bewerbungshilfen und Checklisten räumt der Anbieter dem Nutzer ein einfaches, zeitlich unbeschränktes, nicht übertragbares Recht zur Nutzung für eigene, interne geschäftliche Zwecke ein. Der Nutzer nimmt zur Kenntnis, dass KI-Modelle bei identischen oder ähnlichen Eingaben anderer Nutzer identische Ergebnisse liefern können; ein Anspruch auf Exklusivität besteht nicht.

4.3 Urheberrechte an Uploads

Der Nutzer behält alle Rechte an den von ihm hochgeladenen Dokumenten. Er räumt dem Anbieter jedoch das zeitlich auf die Vertragslaufzeit begrenzte, unentgeltliche Recht ein, diese Dokumente technisch zu vervielfältigen, zu verarbeiten, zu strukturieren und an die angebundenen KI-Schnittstellen (OpenAI) zu übertragen, soweit dies zur vertragsgemäßen Erbringung des Services erforderlich ist.

§ 5 Haftung und Haftungsbeschränkung

5.1 Haftung bei Unentgeltlichkeit (Schenkungsrecht)

Da der Service unentgeltlich bereitgestellt wird, finden die gesetzlichen Haftungsregeln für Schenkungen (§ 521 BGB) sowie Leihverträge (§ 599 BGB) Anwendung. Die gesetzliche Haftung des Anbieters ist auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Eine Haftung für leichte Fahrlässigkeit – gleich aus welchem Rechtsgrund – ist vollumfänglich ausgeschlossen.

5.2 Haftung bei künftigen entgeltlichen Leistungen

Für den Fall, dass künftig entgeltliche Leistungen vereinbart werden, haftet der Anbieter unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

5.3 Spezifischer Ausschluss für Vergabefolgen

Der Anbieter haftet unter keinen Umständen für wirtschaftliche, rechtliche oder organisatorische Schäden, die aus der Nutzung des Tools resultieren. Ausgeschlossen ist die Haftung für:

• Versäumte Rüge- oder Bewerbungsfristen im Vergabeverfahren,
• Den formellen oder inhaltlichen Ausschluss einer Bewerbung durch die Vergabestelle,
• Fehlerhafte Preiskalkulationen oder die unvollständige Einreichung von Qualifikationsnachweisen,
• Entgangenen Gewinn aus nicht erteilten Zuschlägen oder Aufträgen.

5.4 Freistellung durch den Nutzer

Der Nutzer stellt den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter (einschließlich der Kosten zur angemessenen Rechtsverteidigung) frei, die auf einer schuldhaften Verletzung der Pflichten aus diesen AGB beruhen.

§ 6 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

6.1 Gesetzliche Konformität

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt streng nach den Vorgaben der DSGVO, des BDSG und der unter https://www.vergabecheck.com/datenschutz abrufbaren Datenschutzerklärung.

6.2 Notwendigkeit einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)

Sofern der Nutzer Dokumente hochlädt oder verarbeitet, die personenbezogene Daten Dritter enthalten, handelt der Nutzer als Verantwortlicher. Die Parteien verpflichten sich in diesem Fall, eine separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen. Der Anbieter stellt hierfür einen entsprechenden standardisierten Vertragsprozess innerhalb der Anwendung zur Verfügung.

§ 7 Sperrung und Kündigung

7.1 Sperrung bei Pflichtverletzung

Der Anbieter ist berechtigt, das Nutzerkonto des Nutzers vorübergehend oder dauerhaft zu sperren, wenn konkrete Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Nutzer gegen diese AGB verstößt, Rechte Dritter verletzt oder ein sonstiger sachlicher Grund vorliegt.

7.2 Kündigung

Das unentgeltliche Nutzungsverhältnis kann von beiden Parteien jederzeit ohne Angabe von Gründen mit sofortiger Wirkung in Textform (z. B. per E-Mail oder über die Löschfunktion im Backend) gekündigt werden.

7.3 Datenlöschung nach Beendigung

Nach Wirksamwerden der Kündigung wird der Zugang zum System gesperrt. Die vom Nutzer hochgeladenen Dokumente, Profildaten und Analysen werden gemäß dem Löschkonzept der Datenschutzerklärung datenschutzkonform vernichtet, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

§ 8 Änderungen der AGB

Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB zu ändern oder zu ergänzen, sofern dies zur Anpassung an veränderte gesetzliche Rahmenbedingungen, bei technischen Weiterentwicklungen oder bei der Einführung von Entgeltstrukturen erforderlich ist.

§ 9 Schlussbestimmungen

9.1 Anwendbares Recht

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

9.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – soweit der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder ein öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist – der Sitz des Anbieters (Berlin).

9.3 Salvatorische Klausel & Textform

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Nebenabreden, Änderungen oder Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform (E-Mail ausreichend).

9.4 Streitbeilegung

Da sich dieses Angebot ausschließlich an Gewerbekunden richtet, besteht keine Verpflichtung und keine Bereitschaft zur Teilnahme an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle.

§ 10 Kontakt & Impressum

pdm solutions GmbH
Boxhagener Straße 78, 10245 Berlin
E-Mail: info@vergabecheck.com
Website: https://pdm-solutions.com
Datenschutzkontakt: info@vergabecheck.com